Drogie, przesadnie skomplikowane systemy zarządzania treścią dla dużych przedsiębiorstw stają się prostsze i coraz bardziej powszechne. Użytkownicy pragną prostych i znajomych narzędzi z których mogą korzystać w codziennej pracy, takich jak współdzielone dyski czy popularne pakiety biurowe (OpenOffice, MS Office).

System zarządzania dokumentami Alfresco pozwala gromadzić i współdzielić dokumenty, zapewniając łatwe śledzenia kolejnych wersji dokumentów oraz wyszukiwanie informacji. Wszystko to przy wykorzystaniu dotychczasowych narzędzi.

Współdzielony dysk sieciowy

System Alfresco może działać na tej samej zasadzie co współdzielony dysk sieciowy. Można korzystać z dotychczasowych narzędzi i przyzwyczajeń, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Użytkownicy otrzymują te same funkcje przechowywania, śledzenia wersji, współdzielenia i wyszukiwania jak dotychczas.

Współpraca z pakietem biurowym OpenOffice oraz Microsoft Office®

Alfresco współpracuje z pakietami biurowymi Microsoft Office oraz Open Office. Użytkownicy mogą korzystać z dotychczasowych aplikacji biurowych.

Reguły zarządzania dokumentami

Alfresco zmienia koncepcję współdzielonego dysku w wirtualny system plików. Poprzez wykorzystanie prostych kreatorów można stworzyć reguły zarządzania dokumentami. Wrzucenie dokumentu do wybranego folderu może inicjować proces obiegu dokumentu, wykonać konwersję dokumentu czy zawiadomić odpowiednich użytkowników poprzez pocztę elektroniczną. Reguły mogą dotyczyć także zmiany wybranych właściwości dokumentu. Użytkownicy mogą tworzyć nowe reguły równie łatwo jak tworzą filtry w swoim programie pocztowym.